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生産性の高い仕事をするには、『時間の色分け』を基に、自分の消費している『今、この時間』は、何に該当する時間なのかという認識を持つことからはじめます。

ここでの時間の色分けとは、時間の種類を分けることです。時間管理術の視点なら、例えば、『今の成果を生む時間』『過去の成果を処理する時間』『将来の成果となる時間』『自分を成長させる時間』『何の役にもたたない時間』に分けることができます。
これらのうち、今回は次の3つの時間について考えてみましょう。

1.今の成果を生む時間

職場全体でスムースな活動ができるよう、日々行うべき仕事の時間です。
 例）診察、治療、処置、指導、受付・会計、看護・介助 等

総時間のうち、この時間を多く取れるようにすることがスムースな職場運営に役立ちます。

2.過去の成果を処理する時間

今の成果を生んだ（終わった仕事の）後処理の時間です。
 例）日報記入、レセ入力、レセの月末確認作業、器具の消毒・
 洗浄 等

この時間は、すでに1.で成果を生んだ後の時間ですから、極力少ない時間で、手早く、正確に、多くの量をこなすことがポイントです。また、ここにはクレーム対応など、後始末も含まれます。クレーム対応の時間を少なくするにはどうすれば良いかを考えて、時間を使えると良いでしょう。

3.将来の成果となる時間

 例）広報(院内新聞づくり等)、勉強会、新人教育、指導する時間
 等

この時間は日々の職場運営に直接必要ではありませんが、ここに時間をかけておくと将来の成果が見込めます。クレームを減らすための指導教育など、事前事後の対策はここに含まれます。緊急性より重要性に目を向け、ベテランのスタッフであれば、当然持っておきたい時間です。