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職員の家族の訃報が入った際、どのように対応したらよいか

医療機関でみられる人事労務Ｑ＆Ａ

Q先日、職員の家族に不幸があり、その職員の休暇や香典の対応をどうしたらよいのか分からず、四苦八苦しました。今後はスムーズに対応したいのですが、どのようなことを検討しておくとよいのでしょうか？

A職員の家族の弔事にあたっては、その連絡方法や休暇、香典、供花、弔電などの対応について、あらかじめルールをまとめておくとよいでしょう。

詳細解説

慶弔関連の取扱いは法律に定めはありません。よって、あらかじめ以下のようなルールや目安を決めておき、慶弔見舞金規程などとしてまとめておくとよいでしょう。

1. 訃報の連絡事項・方法

   通夜や葬儀に参列しようと思っても場所や時刻等が分からずに情報収集に苦慮するということがないよう、訃報をFAXしてもらうなどの連絡方法を決めておき、職員から確実な情報をもらえるようにしておきましょう。

2. 休暇の取扱い

   職員が弔事による休暇を取得するときに備え、その日数や賃金の取扱い方法などについて定めておくことが重要です。また、職員が友人の弔事等で休暇を希望するようなこともあるため、慶弔休暇を認めることができる対象者の範囲もあわせて明確にしておくことがポイントになります。

   

3. 香典・弔電・供花・参列の取扱い

   職員によって異なった対応にならないように、下表のような基準を作っておくと、対応に漏れがなく、また事案が急に発生したときにどのように対応するか判断に苦慮せずに済みます。

   

慶事についても上記と同じように検討するとよいでしょう。

職員の慶弔に直面したとき、過去の事例の確認に手間取ったり、そのときどきによって対応が変わることで職員に不満を感じさせることは避けなければなりません。確実な対応を行うために明確なルールを定めておくことが重要です。